در جامعه ي امروزي با توجه به پيشرفت تكنولوژي احساس نياز به دستگاه هاي مكانيزه و مدرن بيش از پيش حس مي شود در اين حال به علت استفاده ي گسترده از وسايل نوشتاري و حجم انبوه اطلاعات وجود دستگاه كپي رنگي بيشتر حس مي شود . دستگاه هاي كپي در جايگاه هاي مختلف به منظور تسهيل در عمليات اداري ، بانكي و ... استفاده مي شود .انواع دستگاه هاي كپي شامل دستگاه كپي سياه و سفيد ، دستگاه كپي رنگي متناسب با موقعيت مكاني و نوع استفاده مورد كاربرد قرار مي گيرد از دستگاه كپي سياه و سفيدبيشتر در موقعيت هايي استفاده مي شود كه نيازي به استفاده از گرافيك ها و جلوه هاي هنري خاص و ويژه چندان حس نمي شود و از دستگاه هاي كپي سياه و سفيد بيشتر جهت تكثير هاي متوالي در نظر گرفته مي شود و اين در حالي است كه در زمان نيازمندي به جلوه هاي گرافيكي و تكثير با تركيب رنگ هاي متفاوت نيازمند چاپ با دستگاه كپي رنگيالزامي مي شود .
معيارهايي در زمان خريد دستگاه كپي رنگي مي بايست لحاظ گردد از جمله اين معيار ها مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :
1) تعداد حجمي كه در روز نياز است تا با دستگاه كپي گرفته شود 2) ميزان كيفيت مورد نياز براي چاپ 3) زمان مورد نياز براي چاپ و تكثير 4) نوع سيستمي كه كپي گرفته مي شود كه دستگاه كپي رنگي به صورت ديجيتالي مي تواند تكثير نمايد كه در اين صورت از يك صفحه جهت اخذ خروجي هاي لازم مي توان استفاده نمود . 5) ميزان وضوحيت مورد نياز در هنگام اخذكپي نيز مبحث مهمي مي باشد كه مي بايست مورد بررسي قرار گيرد ، ميزان وضوحيت دستگاه كپي رنگي با واحد DPI بيان مي شود كه نمايان گر ميزان وضوحيت دستگاه براي چاپ و تكثير مي باشد ميزان DPI علاوه بر پرينتر در اسكنر و يا دردستگاه كپي نيز مورد بررسي قرار مي گيرد . 6) زمان خروجي اولين كپي در سيستم هاي مختلف متفاوت مي باشد به عنوان مثال در دستگاه كپي رنگي شارپ ، تمام مدل هاي آن داراي يك زمان مناسب جهت تهيه ي اولين خروجي مي باشند ( در مدل MX4500 داراي زمان 4 ثانيه جهت تهيه ي اولين خروجي مي باشد ) . 7) ميزان Zoom شدن : Zoom سبب افزايش ديد با جزئيات تمام مي گردد در حالي كه كيفيت آن داراي كمترين افت كيفي باشد ، در صورتي كه يك دستگاه داراي بيشترين درصد Zoom شوندگي باشد در اين حالت اين دستگاه مي تواند مي تواند در مشاهده ي تصوير با بيشترين بزرگ شوندگي تمام كيفيت تصوير حفظ گردد به عنوان مثال تصويري با دارا بودن ميزان Zoom 25%-400% مي تواند حداقل به ميزان 25% تصوير را كوچك نمايد و حداكثر به ميزان 400% تصوير را بزرگ نمايد .
برخي اصطلاحات در هنگام خريد دستگاه كپي رنگي مطرح مي شود و مشتري مي بايست پيش از خريد با اين اصطلاحات فني آشنا باشد در ذيل به برخي از اين اصطلاحات مي پردازيم :
1) جوهر افشان : مبحث جوهر در دستگاه بسيار مورد بررسي قرار مي گيرد اينكه نحوه چاپ با استفاده از روش جوهر افشان باشد يا ليزري دو نوع روش چاپي مي باشد كه بسيار حائض اهميت مي باشد ، در نوع جوهر افشان همانطور كه از نام آن پيداست جوهر چه جوهر رنگي و يا سياه و سفيد با شدت پرتاب مي شود ( و ميزان آن بسته به ميزان رنگ موجود در طرح مورد نظر مي باشد ) و پس از آن برگه اي كه جوهر بر روي آن قرار گرفته به سرعت خشك مي شود و در مبحث دستگاه كپي رنگي ذكر اين نكته بسيار حائض اهميت مي باشد كه كيفيت چاپ با نوع چاپ جوهر افشان بسيار پايين تر از نوع ليزري آن مي باشد .
2) ليزري : نوع چاپ با استفاده از ليزر نوع ديگري از چاپ مي باشد كه در اين روش با استفاده از ليزر و گرم كردن تونر كه يك نوع رنگ به صورت پودري مي باشد با حرارت رنگ ها بر روي برگه قرار مي گيرد ، اين روش چاپ با دقت بسيار بالا اقدام به چاپ مي نمايد و بيشترين كيفيت و دقت چاپ را از اينگونه دستگاه ها مي توان انتظار داشت .